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Nov 14, 2017 3:10 PM ET

Na fraude de despesas, admitir que há um problema é o primeiro passo

iCrowdNewswire - Nov 14, 2017

Para qualquer organização com uma atitude de “Não pode acontecer comigo”, aqui está uma chamada de alerta: a fraude corporativa é comum e está aumentando.

No início deste ano, pesquisadores da Associação para Profissionais Financeiros descobriram que os casos de fraude de cheques e fraudes de Compromisso de Negócios e Negócios aumentaram entre 2015 e 2017, com fraudes originadas tanto dentro como fora da empresa.

Uma das áreas mais fáceis de fraude interna ocorre na despesa dos funcionários. Especialmente para empresas que dependem de relatórios de despesas manuais, processos de gerenciamento e auditoria, um empregado que calcula uma quantia em dólares aqui e ali, ou um trabalhador que envia acidentalmente um relatório de despesas duas vezes, significa que as empresas podem facilmente ser vítimas de fraude, intencional e não intencional .

“Toda corporação quer acreditar:” Nossa organização está muito bem executada e todos os nossos funcionários têm a intenção certa “, disse Anant Kale, fundador e CEO da AppZen . “E a realidade é que a maioria das pessoas tem absolutamente a intenção certa; eles fazem o que é certo. Mas sempre, em todas as organizações, há alguns que estão viajando a fraude. Há muito desperdício involuntário que também acontece “.

O AppZen fornece uma solução de back-office para automatizar o processo de auditoria de relatórios de despesas, usando tecnologia de inteligência artificial (AI) para identificar instâncias de fraude e erro. A empresa anunciou recentemente US $ 13 milhões em fundos da Série A , liderados pela Redpoint Ventures e Resolute Ventures.

A confiança dos investidores decorre em grande parte da capacidade da AppZen de garantir clientes de grandes empresas, uma façanha que a Kale disse recentemente à PYMNTS só é possível entrando e identificando casos em curso de fraude ou falta de valor nos processos de gerenciamento de despesas das empresas.

“Nós entramos nos dados e no processo de auditoria e conformidade atual e analisamos os dados do relatório de despesas e mostramos todos os lugares onde eles têm um reembolso duplicado para um empregado ou um empregado [que] caiu fora … política ou padrões de mau uso intencional por um empregado “, disse ele.

Uma parte da razão pela qual esses cenários continuam sem ser detectado é porque o processo tradicional pelo qual os auditores procuram e identificam fraudes ou erros é bastante oneroso, disse o CEO.

“O processo manual envolve uma equipe de pessoas que olham documentos de despesas – como recibos, declarações de cartões de crédito, documentos de viagem – pesquisando todas essas coisas”, explicou. “É um processo muito envolvido. Demora muito tempo, e é muito caro fazer “.

Por isso, apenas uma pequena fração de relatórios de despesas já foram auditadas completamente, acrescentou Kale.

“A maioria das despesas é paga sem auditoria devido a pressões de tempo e custo”, disse ele.

Isso deixa a porta de trás aberta para fraude corporativa e outros percalços no gerenciamento de despesas, como o gasto dos funcionários que cai fora do cumprimento da política da empresa – o que, segundo Kale, é incrivelmente difícil de detectar. A capacidade de inteligência artificial e outras tecnologias, como o processamento de linguagem natural e a aprendizagem automática de máquinas para peneirar dados de relatório de despesas, significa que as organizações podem parar de deixar erros, duplicar pagamentos e esquemas de fraude em curso cair nas rachaduras. Kale disse que muitas dessas ferramentas estão vindo do mundo do consumidor, à medida que mais inovadores usam o poder dessas tecnologias para casos de uso B2B.

“Empresas como o Google, o Facebook, a Amazon e a Microsoft fizeram um excelente trabalho no open-sourcing dessas tecnologias”, afirmou. “O desafio é aplicá-lo de uma forma que resolva um problema específico”.

O CEO disse que o AppZen conseguiu fazê-lo no caso de uso de identificar a fraude no relatório de despesas, mas, acrescentou, a empresa planeja expandir a implementação dessas tecnologias existentes para outras áreas da empresa, como contas a pagar – outra área que é afetada por fraude e erros caros, como pagamentos de faturamento B2B duplicados.

“As despesas são apenas uma outra forma de pagamento da factura ao empregado”, explicou o potencial para aplicar as soluções da AppZen em um cenário de contas a pagar. “O volume de dólares que flui através das contas a pagar é muito maior do que as despesas, e há mais controles no lugar hoje – tudo, desde correspondência de PO, correspondência de duas vias e coisas assim. Mas ainda há muitos problemas acontecendo em termos de faturas chegando várias vezes em diferentes formas, o mesmo item sendo faturado duas vezes, vendedores fictícios e conluio “.

Tecnologias como a AI certamente podem ser usadas para identificar e remediar esses cenários bastante onerosos para a empresa. Mas, de acordo com Kale, o verdadeiro poder nessas tecnologias vai além de salvar as organizações.

“O que distingue esta tecnologia é a sua capacidade de analisar de forma holística esse volume de dados e conectar os pontos”, afirmou. “Você pode economizar dinheiro, mas o poder real é poder identificar padrões de fraude e não conformidade, o que essencialmente significa que há um problema maior”.

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